Ik ben geen Getting Things Done® expert, laat dat gezegd zijn, maar de kerngedachte van deze productiviteitsmethode is me wel duidelijk: maak je hoofd leeg, zodat je in alle rust kunt doen wat je moet doen. En de crux zit ‘m natuurlijk in dat lege hoofd.
Stap 1, noteer alles wat in je hoofd opkomt: ideeën, taken, boeken die je nog moet lezen, kooktips, dingen die je niet moet vergeten, enzovoort, enzovoort. David Allen, de bedenker van de GTD-methode, verwoordt het idee hierachter als volgt: Keep meaningful stuff out of your head.
Heel simpel dus, die 1e stap, en eigenlijk is ‘r maar één spelregel: acties die je binnen 2 minuten kunt afronden (een e-mail beantwoorden bijvoorbeeld) moet je direct uitvoeren. (Dat hoeft niet van mij, maar van diezelfde David Allen.)
Daarna moet je al je aantekeningen natuurlijk slim organiseren en bijhouden, maar die vervolgstappen laten we even voor wat ze zijn. (Wie weet komt dat later nog eens. Ik schrijf ‘t even op.)
Papieren versus digitale notities en to do lijstjes
Waar het mij natuurlijk om gaat: hoe leg je al die acties, tips en ideeën vast?
Je kunt hier een app voor gebruiken. Things bijvoorbeeld, of Todoist, Remember the Milk, Wunderlist… of 1 van de 983 andere opties. Deze apps kunnen herinneringen sturen, hebben ingebouwde zoekfuncties en zorgen ervoor dat al je apparaten precies weten wat jou de komende tijd te doen staat.
Maar ja – en hier spreek ik uit eigen ervaring – wanneer je bij iedere ingeving je telefoon moet pakken, dan ligt er ook een productiviteitslek op de loer. Ga maar na: app openen, kiezen uit X opties, met je net iets te dikke vinger een notitie maken, opslaan als…, wil je wel of niet een reminder? Ben je eindelijk klaar, zie je dat Facebook nog iets te melden heeft. Misschien wel een filmpje van een man die omstanders laat schrikken door uit een koelkast te springen. Toch maar even checken voor de zekerheid.
Wat is het alternatief? Precies, pen en papier! Papier knippert niet, maakt geen geluid en stelt geen moeilijke vragen. Het wacht geduldig op dat wat komen gaat – een briljant idee bijvoorbeeld – en het is zo flexibel als een acrobaat van ‘t Chinese Staatscircus.
Usem in ‘De kleine lifehacking voor dummies’
Nou ben ik – als zelfbenoemd ambassadeur van het handgeschreven woord – natuurlijk bevooroordeeld, maar ik sta hierin zeker niet alleen. David Allen, de bedenker van de GTD-methode, schrijft zelf ook nog veel met de hand en dat doet ie geregeld op een usem-kaartje!
Ook lifehacker en GTD-expert Arjan Broere heeft pen en papier nog lang niet afgeschreven. Want hé, wat lezen we op bladzijde 53 van zijn boekje ‘De kleine lifehacking voor dummies’:
Stevig, handig mooi… die complimenten steek ik snel in m’n zak. En de kunstige toepassingen waarnaar verwezen wordt, die vind je in het usem-museum.